di Ilaria Mastromatteo, coordinatrice di nido e coach
In questo articolo, vorrei fornire alcune indicazioni pratiche per la conduzione degli incontri/riunioni con le famiglie online che spero possano essere utili.
Le riunioni online ormai, nel tempo in cui viviamo, fanno parte dell’esperienza di molte di noi e , sebbene incontrarsi in presenza abbia un altro sapore, anche online possiamo trasmettere emozioni, energia, passione per il nostro lavoro.
A seconda del tipo di incontro, dei destinatari e dei contenuti da trasmettere i seguenti suggerimento possono essere adattati, modificati, integrati.
- PREPARIAMOCI CON “CURA”
Prepararsi prima è fondamentale. La “Cura” è una parola chiave per noi insegnanti ed educatrici/educatori ed è importante metterla anche per gli incontri online.
È indispensabile fare delle prove e arrivare preparate, ricordando che la comunicazione passa sia dal canale verbale che non verbale e paraverbale: anche in video possiamo trasmettere tanto di noi.
E’ utile avere una scaletta pronta con i contenuti di cui parlare ed “entrare in scena”: possiamo quindi svolgere delle prove davanti al video, facendo finta che la riunione sia cominciata e parlando come se avessimo le famiglie collegate. Anche se ci sentiamo in imbarazzo, andiamo avanti, in questo modo possiamo esercitarci nel public speaking.
Possiamo anche rinforzare il tutto con la nostra immaginazione: chiudiamo gli occhi, facciamo un bel respiro, visualizziamo la nostra riunione online, ascoltiamo i suoni, le voci, guardiamo lo schermo davanti a noi, le persone presenti, immaginiamo i colori, le domande che potrebbero arrivare. In questo modo possiamo esercitare la nostra mente. Il nostro cervello ha il potere di vivere le situazioni prima che accadano: ciò ci permette di arrivare più preparati e sicuri in quanto abbiamo già in qualche modo vissuto l’esperienza (pillole di coaching).
- OBIETTIVO o OBIETTIVI DELL’INCONTRO
Stabilire l’obiettivo dell’incontro è altrettanto basilare, preparando il materiale a corredo: progetti, documentazione, video, etc. Un aspetto fondamentale del nostro agire è quello di porsi continuamente delle domande e quindi, in primis, cosa vogliamo trasmettere alle famiglie in questo incontro? Cosa desideriamo che resti alle famiglie quando avremo terminato la riunione?
- L’INCONTRO: per evitare che i partecipanti perdano l’attenzione, poniamo delle domande per renderla interattiva.
-INTRODUZIONE: partiamo dal salutare e rompere il ghiaccio con un bel sorriso, comunicando il piacere di incontrarci anche in questa modalità. Stabiliamo poi le regole della riunione e assicuriamoci che i partecipanti siano in grado di interagire in modalità on line (come sottoporre domande, usare la chat per inviare messaggi se necessario, aprire o chiudere i microfoni, ecc).
Stabilire le linee guida per moderare la riunione riduce il rischio di confusione e disordine.
Saper creare un’atmosfera informale e cordiale aiuta a superare le barriere psicologiche dovute alla mancanza di relazioni fisiche e un eventuale minor coinvolgimento. Dedichiamo alcuni minuti ad una conversazione informale prima di entrare nel vivo della riunione.
-PRESENTAZIONE: introduciamo l’argomento dell’incontro e la scaletta, dando voce alle nostre emozioni, compreso l’eventuale imbarazzo, in modo tale da far percepire ai genitori la nostra autenticità.
-ARGOMENTI DA TRATTARE: a seconda dei contenuti possiamo utilizzare la comunicazione verbale o accompagnarci con un linguaggio iconico, usando slide, word, pdf, immagini per rendere più chiaro il tema, per mantenere il focus sui diversi punti e per non perdere il filo del discorso. Possiamo anche condividere foto o video dei bambini (con l’autorizzazione di tutti) già ben preparati prima.
-INTERAZIONE E DOMANDE: quando stiamo parlando o qualcuno parla, prestiamo attenzione e osserviamo il livello di partecipazione/attenzione di tutti. Diamo tempo per le domande e regoliamo il ritmo dell’incontro ai bisogni del momento.
-CONCLUSIONE: chiediamo un feedback ai genitori e rilanciamo con qualche sorpresa per il prossimo incontro, se ci piace l’idea. È importante raccogliere i feedback: le persone gradiscono avere la possibilità di condividere le loro opinioni o i loro pensieri. Inoltre, così raccogliamo elementi utili al nostro lavoro. Infine, salutiamo e ringraziamo, rendendoci sempre disponibili per ulteriori confronti.
- SCEGLIAMO LA PIATTAFORMA
Scegliere una piattaforma che soddisfi le nostre esigenze e quelle dei partecipanti è importante, assicurandosi che tutti prima dell’incontro abbiano scaricato app o comunque siano pronti con la tecnologia.
Scegliamo anche come invitare i partecipanti dando indicazioni chiare in merito alla modalità di collegamento.
Nell’invito inseriamo l’argomento e la scaletta della riunione, così i partecipanti possono definire le loro aspettative riguardo agli obiettivi dell’incontro: ciò può favorire la loro intenzione di esserci.
- VIDEO E MICROFONO
Un ‘adeguata strumentazione renderà la nostra riunione online semplice, efficace e coinvolgente. Più si è puliti e chiari in video e più facciamo arrivare la nostra immagine con professionalità.
Prima cosa illuminiamo il nostro viso, assicurandoci di avere una luce davanti. Assicuriamoci anche di avere uno sfondo ben curato e pulito alle nostre spalle.
Proviamo il microfono del pc o esterno o auricolari per trasmettere la voce nel migliori dei modi, assicurandoci anche di collocarci in un luogo silenzioso, senza interferenze. L’audio, come l’immagine, è molto importante e deve uscire forte e chiaro.
Infine, un mio augurio per voi: mettete passione in ciò che proponete, vivendo l’emozione del momento, ricordando che avete le risorse per farcela e vedrete che arriverete al cuore di mamme e papà.
